Wydziały i biura - opisy: Biuro Prezydenta

Biuro Prezydenta (BP)

Biuro Prezydenta wykonuje zadania:

1. w zakresie zadań podstawowych polegających w szczególności na:
    
   1. obsłudze administracyjno–organizacyjnej prezydenta i zastępców prezydenta,
   2. zapewnieniu sprawnej pracy sekretariatu prezydenta,
   3. prowadzeniu bieżącej i okolicznościowej korespondencji prezydenta i zastępców prezydenta,
   4. prowadzeniu kalendarium rocznic uroczystości związanych z życiem społeczno–gospodarczym i kulturalnym miasta,
   5. współpracy z administracją rządową i samorządową,
   6. obsłudze działalności prezydenta i zastępców prezydenta w ramach pełnionych funkcji w stowarzyszeniach i organizacjach itp.,
   7. przygotowywaniu dokumentacji na spotkania, posiedzenia, sesje Rady Miasta Piły oraz sporządzaniu sprawozdań i informacji ze spotkań z udziałem prezydenta,
   8. organizowaniu wizyt osobistości życia publicznego wraz z obsługą protokolarną tych wizyt,
   9. zbieraniu i opracowywaniu informacji, analiz i raportów dla prezydenta i zastępców prezydenta,
   10. przygotowywaniu przemówień i prezentacji dla prezydenta i zastępców prezydenta,
   11. przeprowadzaniu procedury przyznawania nagród prezydenta,
   12. organizacji i przeprowadzaniu konsultacji społecznych w sprawie budżetu obywatelskiego,
   13. przeprowadzaniu procedury repatriacyjnej,
   14. przygotowywaniu scenariuszy spotkań, w tym delegacji,
   15. przygotowywaniu i organizacji wyjazdów prezydenta i wizyt jego gości,
   16. udziale wraz z prezydentem w naradach, spotkaniach, konferencjach oraz wyjazdach służbowych.
        
2. w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej wykonuje zadania polegające w szczególności na:
    
   1. opracowywaniu, wdrożeniu i egzekwowaniu założeń jednolitej polityki informacyjnej dla wszystkich komórek organizacyjnych oraz miejskich jednostek organizacyjnych podległych prezydentowi,
   2. sprawowaniu nadzoru nad przepływem informacji przekazywanych środkom masowego przekazu przez komórki organizacyjne oraz miejskie jednostki organizacyjne podległe prezydentowi (komunikaty, ogłoszenia),
   3. współpracy z mediami krajowymi, regionalnymi i lokalnymi,
   4. obsłudze medialnej prezydenta i zastępców prezydenta, w tym przygotowywanie konferencji prasowych i spotkań z dziennikarzami i publicystami,
   5. przygotowywaniu informacji prasowych i publikacji,
   6. prowadzeniu, rozwijaniu i promowaniu miejskiej strony www.pila.pl,
   7. nawiązywaniu współpracy z innymi portalami i/lub organizacjami w celu uatrakcyjnienia serwisu internetowego miasta,
   8. wsparciu merytorycznym dla serwisów internetowych miejskich jednostek organizacyjnych,
   9. koordynowaniu w zakresie medialnym ważnych wydarzeń związanych z życiem miasta i jego mieszkańców,
   10. podejmowaniu działań public relations w kluczowych dla miasta projektach o tematyce kultury, sportu, rekreacji, turystyki, inwestycji oraz gospodarki.
        
3. w zakresie promocji miasta wykonuje zadania polegające w szczególności na:
    
   1. kreowaniu i realizacji polityki promocyjnej miasta,
   2. przygotowywaniu i realizacji strategii marki Piła,
   3. sprawowaniu nadzoru nad realizacją polityki promocyjnej przez komórki organizacyjne oraz miejskie jednostki organizacyjne,
   4. opracowaniu i wdrożeniu systemu identyfikacji wizualnej oraz monitoring jego przestrzegania przez komórki organizacyjne oraz miejskie jednostki organizacyjne,
   5. przygotowywaniu oraz publikacji materiałów informacyjnych i promocyjnych miasta prezentujących tematykę kultury, sportu, rekreacji, turystyki, inwestycji oraz gospodarki,
   6. nadzorze nad tworzeniem materiałów promocyjnych i gadżetów,
   7. promocji projektów o charakterze kulturalnym, sportowym, turystycznym, rekreacyjnym, gospodarczym, biznesowym i inwestycyjnym realizowanych na terenie miasta Piły,
   8. prowadzeniu kampanii społecznych skierowanych do mieszkańców miasta,
   9. prowadzeniu spraw związanych z użyciem herbu oraz logotypu miasta,
   10. współpracy z organami administracji rządowej i samorządowej, stowarzyszeniami i organizacjami branżowymi celem podejmowania wspólnych działań promocyjnych,
   11. współpracy z organizacjami pozarządowymi skupiającymi środowisko biznesowe, naukowe, kulturowe i gospodarcze celem kształtowania pozytywnego wizerunku miasta oraz prowadzeniu wspólnych działań marketingowych,
   12. inicjowaniu i realizacji podróży studyjnych dla dziennikarzy zagranicznych i polskich oraz dla branży turystycznej i gospodarczej,
   13. współorganizowaniu i udziale w targach o tematyce kultury, sportu, rekreacji, turystyki, inwestycji oraz gospodarki,
   14. współorganizowaniu seminariów i konferencji z udziałem prezydenta i zastępców prezydenta,
   15. promocji projektów o charakterze gospodarczym, kulturalnym, sportowym, turystycznym, rekreacyjnym realizowanych na terenie miasta Piły,
   16. współpracy z organizacjami pozarządowymi skupiającymi środowiska biznesowe, naukowe, kulturowe i gospodarcze, celem kształtowania pozytywnego wizerunku miasta oraz prowadzenia wspólnych działań marketingowych.
        
4. w zakresie współpracy międzynarodowej wykonuje zadania polegające w szczególności na:
    
   1. zapewnieniu warunków rozwoju kontaktów prezydenta i zastępców prezydenta z zagranicą tj. prowadzeniu spraw związanych z merytoryczną oraz logistyczną organizacją współpracy międzynarodowej,
   2. koordynowaniu współpracy międzynarodowej w dziedzinie kultury i sportu i finansowania kosztów tej współpracy,
   3. opracowaniu analiz i raportów związanych ze współpracą międzynarodową miasta,
   4. koordynacji współpracy z miastami partnerskimi,
   5. organizacji i kompleksowej obsłudze delegacji zagranicznych,
   6. prowadzeniu korespondencji z podmiotami zagranicznymi.
       
5. Biuro Prezydenta przy realizacji zadań współpracuje z:
    
   1. komórkami organizacyjnymi merytorycznie odpowiadającymi prowadzonym projektom,
   2. wszystkimi komórkami organizacyjnymi w zakresie realizowanych projektów i dostępu do informacji w nich zawartych, a także harmonogramu projektów,
   3. wszystkimi komórkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania informacji,
   4. wszystkimi komórkami organizacyjnymi w zakresie popularyzacji i promocji osiągnięć miasta,
   5. Wydziałem Administracyjnym w zakresie obsługi technicznej.
       
6. w zakresie pozyskiwania przez Urząd Miasta Piły programów pomocowych wykonuje zadania polegające w szczególności na:
    
   1. koordynowaniu działań komórek organizacyjnych urzędu w zakresie pozyskiwania funduszy zewnętrznych,
   2. zarządzaniu projektami z wykorzystaniem środków unijnych i krajowych,
   3. monitorowaniu krajowych programów pomocowych,
   4. przygotowywaniu wniosków dotyczących projektów dofinansowanych ze źródeł zewnętrznych,
   5. rozliczaniu i ewaluacji projektów.