Wydziały i biura - opisy: Wydział Administracyjny

Wydział Administracyjny (AD)

W Wydziale Administracyjnym funkcjonują:

1. Zespół Informatyków;
2. Archiwum Zakładowe;
3. Kancelaria Główna Urzędu;

Wydział Administracyjny wykonuje zadania dotyczące w szczególności:

1. organizowania wg odrębnego trybu czasu pracy pracowników obsługi;
2. zapewnienia prawidłowych warunków pracy;
3. zabezpieczenia materiałów biurowych i sprzętu niezbędnego do prawidłowego funkcjonowania urzędu;
4. ewidencjonowania pozostałych środków trwałych i książek fachowych w użytkowaniu;
5. spraw socjalnych pracowników, w tym prowadzenia zbiorów dokumentów Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (w szczególności w zakresie wydatkowania środków funduszu);
6. wykonywania czynności obsługi w związku z organizowaniem sesji, narad, itp.;
7. zapewnienia technicznych warunków ochrony obiektu urzędu;
8. prowadzenia dokumentacji środków transportowych i prywatnych do celów służbowych;
9. zapewnienia warunków funkcjonowania jednostek pomocniczych miasta;
10. rozliczania jednostek pomocniczych miasta z budżetem;
11. prowadzenia dokumentacji zużycia materiałów budowlanych zakupionych na potrzeby remontów bieżących;
12. współpracy z Wydziałem Gospodarki Nieruchomościami w zakresie przygotowania niezbędnych danych do sporządzenia informacji o stanie mienia komunalnego;
13. realizowaniu zadań związanych z podejmowaniem i prowadzeniem postępowań spadkowych w stosunku do których istnieje prawdopodobieństwo nabycia spadku przez Gminę Piła oraz przyjęciem spadku wykonywanych w Urzędzie Miasta Piły, zgodnie z postanowieniami odrębnego zarządzenia;
14. prowadzenia indywidualnych kart wyposażenia pracowników (odzież ochronna, narzędzia);
15. prenumeraty prasy, a także zakup książek fachowych dla potrzeb urzędu;
16. obsługi tablicy obwieszczeń własnych;
17. przyjmowania i wywieszania pism sądowych i obwieszczeń.

Zespół Informatyków (ADI)

Zespół Informatyków wykonuje zadania polegające w szczególności na:

1. administrowaniu platformami systemowymi oraz oprogramowaniem systemowo–narzędziowym posadowionym na serwerach oraz stacjach roboczych eksploatowanych w Urzędzie Miasta Piły;
2. utrzymaniu i rozwoju Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem OTAGO oraz oprogramowania dopuszczonego do użytkowania w Urzędzie na podstawie odrębnego zarządzenia kierownika Urzędu Miasta Piły;
3. administrowaniu serwerami baz danych;
4. gospodarowaniu sprzętem komputerowym i oprogramowaniem;
5. utrzymaniu i rozwoju infrastruktury lokalnej sieci komputerowej LAN oraz sprzętu komputerowego;
6. zarządzaniu domeną urzędu oraz kontami użytkowników;
7. administrowaniu stroną internetową urzędu oraz pocztą elektroniczną w zakresie obsługi technicznej (informatycznej) oraz współpracy z kontrahentami świadczącymi usługi hostingowe;
8. zapewnieniu ciągłości działania systemów informatycznych;
9. zapewnieniu bezpieczeństwa pracy systemów informatycznych oraz przetwarzanych danych osobowych, w tym opracowanie projektu przedmiotowej dokumentacji we współpracy z Referatem Bezpieczeństwa Informacji;
10. przygotowywaniu komputerowych stanowisk pracy oraz realizacji szkoleń stanowiskowych;
11. inicjowaniu działań polegających na wdrażaniu nowych technologii informatycznych;
12. współpracy z podmiotami zewnętrznymi, producentami oprogramowania, serwisami sprzętu komputerowego oraz serwisami autorskimi w zakresie diagnostyki i rozwiązywania błędów zidentyfikowanych w oprogramowaniu eksploatowanym przez urząd, a także napraw sprzętu komputerowego;
13. realizacji zakupów niezbędnego sprzętu komputerowego, akcesoriów komputerowych, materiałów eksploatacyjnych i oprogramowania;
14. monitorowaniu ruchu sieciowego oraz działań użytkowników systemów informatycznych w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych;
15. obsłudze informatycznej obrad sesji Rady Miasta Piły;
16. administrowanie Biuletynem Informacji Publicznej oraz wspomaganie komórek organizacyjnych w zakresie publikacji wytworzonych informacji na podstawie odrębnego zarządzenia kierownika Urzędu Miasta Piły.

Zespołem Informatyków kieruje zastępca dyrektora wydziału.

Archiwum Zakładowe (ADA)

Archiwum Zakładowe gromadzące materiały archiwalne kategorii A i dokumentację niearchiwalną kategorii B wykonuje zadania polegające w szczególności na:

1. przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji wytworzonej w Urzędzie;
2. prowadzenie ewidencji przechowywanej dokumentacji;
3. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której termin przechowywania upłynął i przekazywanie jej na makulaturę lub zniszczenie, po uzyskaniu zgody archiwum państwowego;
4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji oraz prowadzenie ewidencji udostępnień, w tym wypożyczeń;
5. współdziałanie z komórkami organizacyjnymi w zakresie archiwizowania i przekazywania dokumentacji;
6. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

Kancelaria Główna Urzędu (ADK)

Do zadań Kancelarii Głównej Urzędu należą czynności kancelaryjne związane z obiegiem dokumentów, a w szczególności:

1. przyjmowanie, rozdzielanie i odbieranie korespondencji kierowanej do urzędu i prezydenta;
2. rejestrowanie w Elektronicznym Obiegu Dokumentów Miasta Piły (EODMP) korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
3. rozdzielanie korespondencji i przekazywanie jej do odpowiednich komórek organizacyjnych urzędu;
4. wysyłanie korespondencji zwykłej i specjalnej, w tym za pośrednictwem gońców;
5. obsługa składu chronologicznego, a w tym:
   1. weryfikacja kompletności przekazanej do składu chronologicznego korespondencji, poprzez porównywanie dokumentacji papierowej z jej odwzorowaniami cyfrowymi i przyjęcie kompletnej dokumentacji na stan składu chronologicznego,
   2. chronologiczne układanie korespondencji,
   3. wypożyczanie i/lub wycofywanie dokumentów ze składu chronologicznego,
   4. przekazywanie dokumentacji do Archiwum Zakładowego;
6. organizowanie wg odrębnego trybu czasu pracy zespołu gońców i rozliczanie efektywności pracy tych pracowników.

Pracami kancelarii kieruje kierownik podległy służbowo dyrektorowi wydziału.

Przy wydziale działają Administrator Bezpieczeństwa Systemów Informatycznych (ABSI) i Koordynator czynności kancelaryjnych.

W strukturze organizacyjnej wydziału działa Biuro Obsługi Klienta udzielające kompleksowych informacji interesantom w sprawach dotyczących zadań miasta i urzędu oraz Zespół Pracowników Obsługi zapewniający utrzymanie budynku urzędu, pomieszczeń wykorzystywanych przez pracowników i świadczący usługi transportowe na rzecz urzędu.

Przy wydziale działają koordynatorzy do spraw dostępności architektonicznej (KD2) i cyfrowej (KD3).