ZAŁĄCZNIK NR 1
do Uchwały Rady Miejskiej w Pile Nr XL/372/01
z dnia 29 maja 2001 r.

Tryb postępowania o przyznanie środków z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Pile, sposób ich rozliczenia i kontroli wykonania zadania

1. Zasady przyznawania środków finansowych.
   1. Podstawą wystąpienia o dofinansowanie zadań – wyszczególnionych w załączniku nr 2 - jest skierowanie do Zarządu Miejskiego w Pile wniosku. Formularz wniosku wraz z instrukcją, dotyczącą sposobu wypełnienia można uzyskać u inspektora ds. ochrony środowiska Urzędu Miejskiego w Pile.
   2. Wnioski, o których mowa w punkcie 1, mogą być składane przez osoby fizyczne i osoby prawne, prowadzące działalność gospodarczą na terenie Gminy Piła oraz organizacje i stowarzyszenia pozarządowe, działające na terenie Gminy Piła. Wnioski mogą być składane również przez jednostki organizacyjne, realizujące zadania służące ochronie środowiska a wynikające z programu zrównoważonego rozwoju w gminie.
   3. Wnioski przyjmowane będą w terminie do 30 września roku poprzedzającego rok udzielenia dotacji. W przypadku szczególnie uzasadnionym zakresem zadania, jego rangą i efektywnością uzyskanego wyniku ekologicznego wniosek złożony w innym terminie może zostać uwzględniony i rozpatrzony.
   4. Projekt wydatków gminnego funduszu na rok następny będzie przygotowywany na podstawie złożonych wniosków i zadań własnych gminy.
   5. Dofinansowanie ze środków gminnego funduszu przyznawane będzie w formie dotacji na cele, określone w § 4 niniejszej Uchwały.
   6. Środki finansowe gminnego funduszu są środkami publicznymi i ich wydatkowanie musi być zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych.
2. Tryb przyznawania środków finansowych.
   1. Wnioski przedkładane będą Zarządowi Miejskiemu w Pile w formie propozycji z określeniem wysokości dofinansowania i terminu realizacji przedsięwzięcia.
   2. Przyjęte propozycje dofinansowania w formie dotacji lub współfinansowania Zarząd Miejski w Pile przedstawia Radzie Miejskiej w Pile celem zatwierdzenia.
   3. Po uchwaleniu budżetu przez Radę Miejską w Pile Wnioskodawcy zostaną powiadomieni na piśmie (promesa) o wysokości przyznanego dofinansowania, czasie jego rezerwacji na koncie gminnego funduszu oraz sposobie, warunkach wykorzystania i rozliczenia przyznanych środków finansowych. Środki funduszu nie są przekazywane na konto Wnioskodawcy lecz pozostają na koncie gminnego funduszu.
   4. 4. Środki przyznawane są wyłącznie na określone zadania i na określony czas realizacji.
   5. Z Wnioskodawcą, który otrzymał dotację zawierana jest umowa, określająca w szczególności:
   6. tytuł zadania (przedsięwzięcia)
   7. wysokość dofinansowania
   8. termin zakończenia zadania (przedsięwzięcia)
   9. planowany efekt ekologiczny i rzeczowy
   10. termin i sposób wypłaty środków
   11. zakres uprawnień Zarządu Miejskiego związanych z wykorzystaniem udzielonego dofinansowania
   12. zwrot przyznanych środków finansowych w przypadku nieprawidłowej realizacji umowy
   13. inne warunki ustalone przez Strony (m.in. udział środków własnych).
   14. Zarząd Miejski może cofnąć dofinansowanie poprzez wypowiedzenie warunków umowy w razie stwierdzenia, że:
       • Wnioskujący nie przystąpił w terminie lub odstąpił od realizacji celu, na który dofinansowanie zostało udzielone
       • środki finansowe lub ich część została wykorzystana niezgodnie z przeznaczeniem
       • nie są spełnione warunki, określone w umowie.
   15. Postępowanie o przyznanie dotacji jest jawne.
3. Sposób kontroli i rozliczenia przyznanych środków finansowych.
   1. Przy wyborze wykonawcy zadania oraz odbiorach prac (przejściowych i końcowych) niezbędny jest udział przedstawiciela Urzędu Miejskiego w Pile na prawach członka komisji.
   2. Rozliczenie zadania (częściowe bądź końcowe) następuje po sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego i popisaniu go przez Strony, wymienione w umowie.
   3. Wypłata lub przekazanie środków finansowych dokonywane jest po zaakceptowaniu dokumentów finansowych, potwierdzających powstałe koszty realizacji przedsięwzięcia (prac bądź zakupów). Zakres rzeczowy faktur i rachunków musi być zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym zadania.
   4. Wypłata lub przekazanie środków finansowych następuje w wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów do wysokości przyznanej kwoty dofinansowania.
   5. Dofinansowanie nie wykorzystane w określonym przez umowę czasie lub wykorzystane niezgodnie z wnioskiem może być cofnięte.
   6. Cofnięcie przyznanego dofinansowania następuje poprzez wypowiedzenie umowy w przypadkach, o których mowa w punkcie II. 6 niniejszego załącznika.
   7. Dotowany zobowiązany jest prowadzić, w celu rozliczenia dotacji, ewidencję księgową lub pozaksiegową w sposób umożliwiający określenie wartości i ilości usług, na które ustalono dotację.
   8. Dotowany, który otrzymał dotację na realizację zadania, zobowiązany jest do zamieszczania informacji o tym w sprawozdaniach, w materiałach promocyjnych, informacyjnych itp.